Dokumente
Wozu überhaupt Dokumente?
So wie reale, natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten ihren Ausweis oder den Reisepass vorzeigen müssen, gibt es auch bei Gesellschaften eine Reihe von Dokumenten, die die Existenz und die Identität der Firma belegen und die Auskunft darüber geben, wer in welcher Form am Unternehmen beteiligt und wer für die Firma verantwortlich ist.
Bei deutschen GmbHs liegt der Fall dabei recht einfach: Der Gesellschaftsvertrag, der speziell bei Kapitalgesellschaften auch als Satzung bezeichnet wird, nennt unter anderem den Firmennamen, alle Anteilseigner und die Höhe und Art der Beteiligungen. Weitere relevante Angaben ergeben sich aus dem Handelsregisterauszug, der unter anderem die Geschäftsführer ausweist. Es genügen also zwei Dokumente, um ein weitgehend vollständiges Abbild der Gesellschaft zu präsentieren: der Gesellschaftsvertrag/Satzung und der Handelsregisterauszug.
Bei Limited Companies ist das vom Prinzip her ganz genauso: Die Basisdokumente sind in erster Linie der Gesellschaftsvertrag/Satzung und der Handelsregisterauszug. Allerdings sind für Deutschland weitere Zusatzunterlagen erforderlich, da englische Urkunden oder rechtsverbindliche Dokumente zum einen nicht ohne Weiteres in Deutschland gültig sind. Es muss zunächst deren Echtheit nachgewiesen werden, was mittels einer notariellen Beglaubigung bzw. einer so genannten Apostille bewerkstelligt werden kann.
Zum Anderen ist die Amtssprache in Deutschland deutsch und nicht englisch, so dass zumindest komplexere Teile der Unterlagen in deutscher Übersetzung vorliegen müssen, damit man sie hierzulande überhaupt versteht.
Firmendokumente sind also notwendig, um verschiedene Angaben rechtsverbindlich zu belegen, eine Beglaubigung um diese fälschungssicher zu machen, damit diese als Nachweis in Deutschland akzeptiert werden. Da die Originalunterlagen in Englisch verfasst sind, wird überdies eine Übersetzung benötigt.
Beglaubigungen – wer beglaubigt was und wozu?
Im Zusammenhang mit der Gründung einer Limited und der Anmeldung einer Zweigniederlassung in Deutschland ist permanent die Rede von Beglaubigungen und Notaren. Doch wer beglaubigt nun eigentlich was genau – und vor allem wozu?
Englischer Notar oder das englische Handelsregister: Firmenunterlagen
Da einfache Firmenunterlagen nicht fälschungssicher sind und theoretisch damit auch die Existenz einer erfundenen Micky-Mouse-Firma vorgegaukelt werden kann, verlangen Behörden und Banken in Deutschland bestätigte Unterlagen – d.h. man möchte sich darauf verlassen können, dass die Angaben in den Firmenunterlagen auch stimmen.
Bestätigen kann diese Angaben zum einen ein englischer Notar. Zum Anderen das englische Handelsregister (Companies House) selbst. Beide verbürgen sich mit der Ausstellung eines beglaubigten Firmendokuments dafür, dass die Angaben auf diesem Dokument mit dem beim Handelsregister hinterlegen bzw. registrieren Angaben übereinstimmen.
Eine Beglaubigung des Handelsregisters wird in der Regel bevorzugt, wenn nur einbestimmtes Dokument beglaubigt werden soll. Sollen mehrere Dokumente auf einmal beglaubigt werden, so lassen wir die Beglaubigungen von einem Notar erstellen, was den Vorteil hat, dass dieser mehrere Dokumente gebündelt beglaubigen kann, was das Handelsregister nicht anbietet.
Außenministerium: Apostille
Da auch die Beglaubigung eines englischen Notar nicht fälschungssicher ist und in Deutschland deshalb nicht rechtsverbindlich ist, muss diese Beglaubigung – nicht die Unterlagen, denn diese sind ja schon beglaubigt – noch einmal bestätigt werden, was mit einer Überbeglaubigung des englischen Außenministerium bewerkstelligt wird. Das bedeutet, dass das Außenministerium die Beglaubigung des englischen Notars überprüft und mit einer so genannten Apostille (viereckiger Aufkleber auf der Rückseite) bestätigt, dass die Beglaubigung echt ist. Erst damit wird die Beglaubigung des englischen Notars bzw. des englischen Handelsregisters auch in Deutschland rechtsverbindlich.Deutscher Übersetzer: Beglaubigte Übersetzung
Ebenfalls nicht fälschungssicher sind Übersetzungen, da deutsche Beamte oder auch Bankangestellte in der Regel nicht die Güteklasse einer Übersetzung beurteilen können und die deutsche Übersetzung der englischen Originale theoretisch auch einen völlig anderen Inhalt haben kann als die englische Vorlage.
Zumindest für gerichtliche Zwecke ist in Deutschland eine beglaubigte Übersetzung vorgeschrieben, wozu auch eine Handelsregistereintragung zählt. Das bedeutet, dass ein deutscher, bei Gerichten zugelassener und beeidigter Übersetzer bestätigen muss, dass die deutsche Fassung inhaltlich mit dem Original übereinstimmt. Andere Behörden und auch Banken sind hier in der Regel weniger anspruchsvoll, verlangen zuweilen aber auch eine beglaubigte Übersetzung.
Achtung: Die Beglaubigung eines Übersetzers wird oft verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied: Ein Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine eigene – oder auch eine fremde – Übersetzung. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument, was ein Übersetzer nicht bestätigen kann.
Deutscher Notar: Unterschriften auf dem Handelsregisterantrag
Da die deutsche Handelsregister – im Gegensatz zum englischen – an Notare gebunden sind, kann man nicht einfach selbst zum Handelsregister gehen oder Unterlagen dort einschicken, sondern eine Handelsregistereintragung muss zwingend über einen deutschen Notar durchgeführt werden, der zum einen die Unterschriften auf dem Antrag für die Eintragung bestätigt und die Personalien der Unterzeichner überprüft. Zum anderen nimmt das Handelsregister keine Papierunterlagen mehr entgegen, sondern nur noch elektronische, von einem deutschen Notar angefertigte und eingereichte Kopien. Der Notar scannt die Unterlagen dazu und schickt sie online an das zuständige Registergericht.
Ein deutscher Notar bestätigt also weder englische Firmenunterlagen noch Übersetzungen, sondern er bestätigt die Unterschriften der Antragsteller bei einer Handelsregistereintragung. Bei einer Limited sind dies die Unterschriften der Geschäftsführer. Bei einer Ltd. & Co KG sind es die Unterschriften Geschäftsführer der Limited und die der Kommanditisten der Kommanditgesellschaft (KG).
Theoretisch kann ein deutscher Notar auch englische Firmenunterlagen beglaubigen und vereinzelt wird das auch angeboten. Das Gros der deutschen Notare macht dies jedoch nicht und auch die meisten Registergerichte akzeptieren solche Beglaubigungen nicht, die in der Regel mit einer so genannten Vertreterbescheinigung verbunden sind. Begründung: Da das englische Handelsregister die eingereichten Angaben, insbesondere auch die Personalien, nicht überprüft oder verifiziert, kann ein deutscher Notar die Angaben auf Firmenunterlagen nicht bestätigen.
Certificate of incorporation – Gründungsurkunde
Das Certificate of incorporation ist eine Art Geburtsurkunde für jede Firma. Es bestätigt, dass und wann genau die Company in das englische Handelsregister eingetragen wurde. Es enthält den Firmennamen, das Gründungsdatum und die Company-Nummer. Die Limited Company erlangt mit der Ausstellung des Certificate of incorporation ihre Rechtsfähigkeit, so dass von diesem Datum an im Namen der Gesellschaft wirksame Rechtsgeschäfte getätigt werden können.
Anders als im deutschen Recht gibt es im englischen keine Vorgesellschaft (GmbH in Gründung, GmbH i. Gr.). Eine Limited Company existiert also entweder oder sie existiert nicht. Auch nach dem Einreichen der Gründungsunterlagen beim companies house hat eine Limited Company nie den Status „in Gründung“, sondern bis zur Eintragung ist sie schlichtweg nicht existent.
Das Certificate of incorporation wird bei deutschen Banken sowie Behörden regelmäßig verlangt, da es als Beweis für die Existenz der Firma gilt, gleichwohl der englische Handelsregisterauszug unter Nennung derselben Angaben die Existenz einer Firma ebenfalls belegt.
Gesellschaftsvertrag/Satzung – Memorandum & Articles
Der Gesellschaftsvertrag, der speziell bei Kapitalgesellschaften auch Satzung genannt wird, ist das rechtliche Kernstück einer Limited Company. Die Satzung regelt dabei in erster Linie die innere Organisation, also das Innenverhältnis der an der Gesellschaft beteiligten Personen.
Die Satzung einer Limited Company besteht aus zwei Teilen: Dem Memorandum und den Articles. Beide sind in der Regel zusammengeheftet und werden kurz als „Mem & Arts“ bezeichnet.
Im Memorandum angegeben sind die Inhaber oder Anteilseigner einer Firma, die statt als Shareholder als Subscriber bezeichnet werden. Das Memorandum dient insofern hauptsächlich dazu, die (Erst-)Inhaber einer Firma auszuweisen. Es wird deshalb – mit Ausnahme des Gewerbeamts – überall in Deutschland verlangt
Die Höhe der Beteiligungen sind seit der letzten Gesellschaftsrechtsform (Companies Act 2006), die 2009 abgeschlossen war, nicht mehr aus der Satzung ersichtlich, sondern finden sich nun einem Dokument, das als Statement of Capital bezeichnet wird, wieder.
Im Hinblick auf die Anmeldung einer Zweigniederlassung, insbesondere bei deutschen Registergerichten, sind ebenso die (Vertretungs-)Befugnisse der Geschäftsführer wichtig, insbesondere ob eine Einzel- oder eine gemeinsame Vertretung vorgesehen ist.
Der Geschäftszweck der deutschen Zweigniederlassung hingegen wird erst später bei der Gewerbeanmeldung bzw. bei der Eintragung in das deutsche Handelsregister definiert – und das unabhängig vom Geschäftszweck der englischen Niederlassung. Der Geschäftszweck findet sich deshalb nicht in der Satzung wieder.
Wir verwenden für die Gründung aller Firmen die gesetzliche Mustervorlagen (Model Memorandum & Model Articles). Prinzipiell kann jedoch auch eine eigene Satzung erbracht werden.
Handelsregisterauszug
Ein englischer Handelsregisterauszug fasst ebenso wie ein deutscher verschiedene Eck- oder Stammdaten einer Firma zusammen, die beim englischen Handelsregister eingetragen sind. Er benennt unter anderem den Firmennamen, die aktuelle Anschrift einer Limited Company (Registered Office), den oder die Gesellschafter und Geschäftsführer sowie den Secretary.
In erster Linie dient der englische Handelsregisterauszug in Deutschland dazu die Vertretungsberechtigung des oder der Geschäftsführers nachzuweisen. Ein Handelsregisterauszug muss für deutsche Behörden und auch Banken dazu in beglaubigter Form vorliegen, da er ansonsten in der Regel nicht akzeptiert wird.
Es gibt zwei verschiedene Ausführungen von englischen Handelsregisterauszügen, welche beide in Deutschland derzeit für behördliche Zwecke gebräuchlich sind:
A. Letter of Good Standing mit Apostille
Der Handelsregisterauszug, der vom englischen Handelsregister selbst angefertigt wird, nennt sich Certificate oder Letter of Good Standing. Dieser wird direkt von einem Mitarbeiter des englischen Handelsregister beglaubigt und stellt somit eine Urkunde dar. Allerdings eine englische, welche in Deutschland oder generell außerhalb von England entsprechend des so genannten Haager Abkommens erst dann Gültigkeit erlangt, wenn diese mit einer Überbeglaubigung versehen ist – mit einer so genannten Apostille.
Zu beachten ist hier: Ein Letter of Good Standing alleine ist für die Eintragung einer Zweigniederlassung in das deutsche Handelsregister nicht hinreichend, da auch die Satzung der Gesellschaft in beglaubigter Form vorgelegt werden muss. Für die Eintragung einer Ltd. & Co KG hingegen, kann ein Letter of Good Standing ohne Weiteres verwendet werden.
B. Handelsregisterauszug beglaubigt von einem englischen Notar (Current Appointments Report)
Auch ein englischer Notar kann einen Handelsregisterauszug und andere Firmendokumente bescheinigen. Dieser Variante wird immer dann der Vorzug gegeben, wenn gleich mehrere Dokumente beglaubigt werden sollen, da das englische Handelsregister Dokumente immer nur einzeln beglaubigt. Das hat zur Folge, dass auch für jedes einzelne Dokumente eine Apostille benötigt werden würde, was die Sache völlig unnötig verteuert.
B. Kaum mehr gebräuchlich: Handelsregisterauszug beglaubigt von deutschem Notar (Current Appointments Report)
In früheren Jahren waren auch Vertreterbescheinigungen von deutschen Notaren gem. § 21 bzw. § 24 der Bundesnotarordnung (BNotO) gebräuchlich, die heute jedoch kaum mehr zu finden sind, da sie von den deutschen Registergerichten in der Regel nicht akzeptiert werden.
Beglaubigte Übersetzung
Entsprechend des deutschen Handelsgesetzes ist für eine Anmeldung von ausländischen Kapitalgesellschaften (§§ 13 ff. HGB) in Deutschland eine beglaubigte Übersetzung von bestimmten Firmenunterlagen notwendig. Beglaubigt bedeutet, dass ein staatlich beeidigter, deutscher Übersetzer die Übereinstimmung des Inhalts der Übersetzung mit dem des englischen Originals bestätigt.
Übersetzungen für gerichtliche Zwecke werden in Deutschland nur akzeptiert, wenn der Übersetzer dafür öffentlich bestellt und entsprechend des Dolmetschergesetzes allgemein beeidigt wurde. Er benötigt also eine entsprechende Zulassung in Deutschland als beeidigter Übersetzer.
Achtung: Die Beglaubigung eines Übersetzers wird oft verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied: Ein staatlich beeidigter Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er beglaubigt mit seinem Stempel seine eigene – oder auch eine fremde – Übersetzung. Er versichert damit, dass diese inhaltlich dem übersetzten Original entspricht. Eine Beglaubigung von Behörden oder Notaren hingegen bestätigt immer bestimmte Angaben auf einem Dokument oder die gesamte Urkunde.
Ein Notar kann deshalb keine Übersetzung beglaubigen. Ein beeidigter Übersetzer kann keine Dokumente an sich beglaubigen.
Apostille
Ein englischer Handelsregisterauszug, auch wenn er vom englischen Handelsregister beglaubigt wurde, ist in Deutschland zunächst nicht gültig bzw. er wird in der Regel in dieser einfachen Form nicht akzeptiert, weil er nicht fälschungssicher ist, womit seine Beweiskraft leidet.
In der Tat bedarf es beim heutigen Stand der Reproduktionstechnik nicht besonders viel Geschick, um sich einen beglaubigten, englischen Handelsregisterauszug kurzerhand am Computer selbst zu basteln, was generell auch auf andere Urkunden oder Bescheinigungen zutrifft.
Im internationalen Rechtsverkehr bedürfen solche Dokumente deshalb einer so genannten diplomatischen Beglaubigung oder Legalisation, um außerhalb des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, Gültigkeit zu erlangen. Eine deutsche Urkunde oder ein rechtserhebliches Dokument ist umgekehrt ebenfalls nicht ohne Weiteres im Ausland gültig, sondern muss durch ein normalerweise mehrstufiges Verfahren erst für den Auslandseinsatz fälschungssicher gemacht werden, um dort die erforderliche Beweiskraft zu erhalten. Diese diplomatische Beglaubigung ist dabei ein mehrstufiges Verfahren: Die jeweils übergeordnete Behörde bestätigt die vorhergehende, bis die höchste staatliche Stelle die so genannte End- oder Überbeglaubigung ausstellt.
Um dieses sehr langwierige Verfahren zu vereinfachen, wurde bereits am 5. Oktober 1961 das so genannte “Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation” abgeschlossen, dessen Vertragsstaaten das mehrstufige Beglaubigungsverfahren durch ein standardisiertes, einstufiges Verfahren ersetzt haben. Auch England und Deutschland haben dieses Übereinkommen unterzeichnet.
Das Gültigmachen einer Urkunde erfolgt diesem Haager Abkommen zufolge in Form einer so genannten Apostille, welche an das jeweilige Dokument angebracht und mit einem Stempel der ausstellenden Behörde versehen wird. Diese hat zuvor die Echtheit des Dokuments überprüft und bestätigt dies mit einer nummerierten Apostille.
Apostillen werden in England ausschließlich vom englischen Außenministerium ausgestellt und haben dort die Form eines Rechtecks aus Papier, das die Überschrift “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” trägt, da französisch für den Titel vorgeschrieben ist.
WICHTIG: Eine Apostille ist also nicht wie häufig angenommen ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille wird auf der Rückseite eines Dokuments angebracht, um dieses außerhalb des Ausstellungslandes gültig zu machen. Unter Ausland sind dabei alle Vertragsstaaten dieses Haager Abkommens zu verstehen.
Ein vom englischen Handelsregister ausgestellter, beglaubigter Handelsregisterauszug, welcher eine englische Urkunde darstellt, muss deshalb mit einer Apostille des englischen Außenministeriums zusätzlich noch einmal überbeglaubigt werden, damit dieser in Deutschland Gültigkeit erlangt und akzeptiert wird.
Auch andere beglaubigte Dokumente wie etwa ein beglaubigter Gesellschaftsvertrag oder eine beglaubigte Gründungsurkunde können mit einer Apostille versehen werden. Ein Apostille ist also nicht zwingend an Handelsregisterauszüge gebunden. Sie kann jedwede Urkunde oder Beglaubigungen bestätigen.
Gesellschafterbeschlüsse
Schriftliche Gesellschafterbeschlüsse sind eine offizielle Willensäußerung der Gesellschafter. Bei einer GmbH ebenso wie bei einer Limited Company dienen Sie dazu, das Abgesprochene festzuhalten und auch für Dritte zu dokumentieren und zu belegen. Sie werden für eine Reihe von Gelegenheiten verwendet.
Beschlüsse müssen nicht zwingend Ergebnis einer Gesellschafterversammlung sein, sondern können auch im Umlaufverfahren unterzeichnet werden, ohne dass die Gesellschafter sich versammeln.
Zu den wichtigsten Gesellschafterbeschlüssen, die auch in Deutschland verwendet werden, zählt die Berufung der Geschäftsführer und die jeweilige (konkrete und abstrakte) Vertretungsregelung.